Assistant Pilotage de Projets / Secrétariat Technique - 30 (H/F)ORTEC

Le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, pharmaceutique…

SOM est la filiale du Groupe ORTEC spécialisée en ingénierie depuis plus de 40 ans. Nous accompagnons les grands industriels dans la conception, la fiabilisation, la transformation et la déconstruction d'installations complexes, notamment dans les secteurs du nucléaire, du transport, de la santé et de l'industrie.

Ici, on apprend, on progresse, on partage - et surtout, on construit ensemble les projets industriels de demain.

Dans le cadre d'activités de gestion de projets techniques au sein d'un environnement exigeant, nous recherchons un(e) Assistant(e) au pilotage de projets / Secrétaire technique afin d' accompagner les équipes dans la gestion documentaire, le suivi des coûts et l'organisation des projets.
Vous intervenez en appui direct aux Chargés d'Affaires et à la Cheffe de Groupe, dans une logique de fluidité opérationnelle et de qualité documentaire :
• Assurer une gestion fluide, rapide et fiable des documents projets
• Garantir la conformité documentaire et le respect des délais
• Faciliter la coordination entre les différents interlocuteurs projets
Vos missions
Assistance au pilotage des projets :
• Rédaction de relevés de décisions et comptes rendus de réunions
• Mise à jour du tableau de suivi des ressources
• Gestion et maintien des documents applicables et de référence des projets
Maîtrise des coûts :
• Saisie et suivi des commandes et avenants dans l'outil interne
• Mise à jour des données liées aux actes d'achats (montants, dates, statuts, prescripteurs…)
• Suivi de l'interface outil
Secrétariat technique de projet :
• Gestion du référentiel documentaire sous GED :
• Enregistrement des documents entrants et sortants
• Diffusion des documents (numérique et papier si nécessaire)
• Classement et gestion des arborescences documentaires
• Contrôle qualité des documents produits (conformité, orthographe, mise en page)
• Rédaction et mise en forme de documents (Word, consultations, DOE…)
• Vérification de formulaires
• Organisation et planification des réunions (réservations, convocations…)
• Suivi des demandes et relances auprès des parties prenantes
• Gestion des circuits de validation (parapheur électronique, iXBus…)
• Mise à jour des procédures et plans de classement dans une démarche d'amélioration continue

Vous avez une formation de niveau Bac +2 à Bac +5 (assistanat, gestion, documentation…).

Vous avez 4 ans minimum d'expérience en secrétariat technique ou gestion documentaire.

Vous avez déjà travaillé dans un environnement projet (idéalement industriel ou technique).

Vous maitrisez les outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Adobe Acrobat et les outils de gestion des commandes.

Vous êtes à l'aise dans la gestion documentaire et les plans de classement.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Rémunération sur 12,5 mois, prime de participation, prime d'intéressement, tickets restaurant (10,30€.), frais de transports (remboursement à hauteur de 75%), CSE (cinéma, chèques vacances, cartes cadeaux, activités…),

• Intégrer des équipes dynamiques et bienveillantes : l'humain au centre de nos valeurs,

• Bénéficier d'une intégration encadrée et suivie,

• Evoluer sur des fonctions techniques, projets ou managériales au sein de SOM ou du Groupe Ortec, école interne de formation (O'METIERS), reconnaissance de nos experts et de notre corps d'élite (Casques d'Or),

• Une politique RH, autour d'une démarche solidaire globale : fonds de solidarité, action sociale, action logement, action handicap,

• Trouver un équilibre vie professionnelle / personnelle : accord télétravail, environ 10 jours de RTT/an.