Assistant (e) du service transition énergétique et mobilitésAdministration

L'administration propose des postes du ministère de l'écologie en catégorie A, B et C sur toute la région Auvergne-Rhônes-Alpes

 

L’accélération des politiques de transitions écologique et énergétique nécessitent une mobilisation générale (des acteurs économiques et institutionnels au grand public) et un accompagnement renforcé des collectivités. En Haute-Savoie, cet enjeu est particulièrement marqué compte tenu des spécificités du territoire (population en forte augmentation, rareté du foncier, patrimoine naturel riche exceptionnel, risque naturel très présent).

 

Le service Transition Énergétique et Mobilités est un des 5 services de la DDT de la Haute-Savoie qui contribue directement à relever ces défis au quotidien. L’équipe, de 45 personnes, est mobilisée sur les thématiques :

- gestion des données et connaissance du territoire (études, cartographies)

- qualité de l’air, adaptation au changement climatique et transition énergétique et écologique

- déplacements et mobilités

- éducation et sécurité routière

- préparation à la gestion de crise

 

Vous êtes une personne polyvalente, réactive et capable de soutenir avec dynamisme et ouverture notre fonctionnement quotidien ? Vous souhaitez donner du sens et mobiliser votre énergie pour accompagner les immenses défis de la transition écologique  en Haute-Savoie? Ce poste est fait pour vous !

Intégrez une équipe dynamique et pluridisciplinaire au service de la transition écologique et des mobilités en Haute-Savoie ! Au cœur de notre organisation et indispensable à son bon fonctionnement, vous organisez, coordonnez et facilitez la vie quotidienne du service et soutenez l’activité de ses 45 agents. 

Vos missions :

 

- Gérer le secrétariat et le suivi d’activité du service: accueil, standard téléphonique, organisation de réunions et prise de rendez-vous et visioconférences, réservation des véhicules et organisation des déplacements, mise en forme et correction des correspondances, gestion de la boite mel du service, suivi administratif des dossiers et parapheurs en utilisant les outils numériques (Résana, Osmose, etc.) et les applications métier, suivi des courriers signalés et relance des agents

- Assurer, pour le compte du service, le suivi des arrêts maladie, des congés, des absences, gérer les ordres de mission et frais de déplacements via les applications métier (Casper, Chorus-DT)

- Gérer les fournitures et les commandes

- Participer au réseau des assistants et comptables de la DDT en faisant preuve d’initiative

- Assurer le suivi des dossiers remontées mécaniques (réception des rapports et des actes, mise en signature, envoi et enregistrement au recueil des actes administratifs)

- Participer à la mise à jour de l’annuaire d’astreinte et accompagner les cadres de permanence dans la formalisation des mains courantes

- Appui pour l’organisation par le service de « grands évènements » (plusieurs centaines de participants) : gestion des invitations/inscriptions, des badges, appui logistique pour la préparation de la salle et des supports

-Être force de proposition pour faciliter le quotidien des agents du service et fournir un appui administratif aux équipes / organiser les moments de convivialité

-Assurer ponctuellement l’intérim de l’assistante de direction

 

Placé(e) sous l’autorité du chef de service et de son adjointe, vous serez en relation avec tous les agents du service et constituerez l’interface privilégiée avec la direction et les autres services de la DDT, les autres services de l’Etat (préfecture notamment), et plus largement avec l’ensemble de nos partenaires (collectivités, établissements publics, acteurs socio-économiques, grand public).

Compétences techniques :

- Avoir le sens de l’organisation, être rigoureux, respecter les délais et savoir prioriser

- Etre force de proposition pour animer la communauté des agents du service

- Etre à l’aise avec les outils bureautiques et numériques

- Savoir s’adapter et trouver rapidement des solutions

- Disposer d’excellentes capacités de communication : capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse et d’expression orale

- Être autonome, disponible et faire preuve de discrétion

- Faire preuve d’initiative et de curiosité pour les nouveaux apprentissages

Compétences transverses et relationnelles

- Aptitude à travailler en équipe, goût des contacts et du dialogue

- Avoir le sens de l’écoute, de l’observation et de la confidentialité

- Etre agile, savoir s’adapter et anticiper

- Savoir établir une relation de confiance avec la hiérarchie et les équipes

- Savoir gérer la pression et le travail dans l’urgence – faire preuve de réactivité pour l’appui à la gestion de crise

 

Modes d’acquisition :

- Formations

- Apprentissage par et avec les pairs et l’équipe