Assistant(e) de gestion - CDD/temps partiel - LyonNEPSEN

NEPSEN est un bureau d'études indépendant, spécialisé dans les métiers de la transition énergétique & écologique depuis 40 ans. NEPSEN accompagne les acteurs publics et privés dans la réalisation de projets sobres en énergie et respectueux de l’environnement, garantissant des résultats durables et rentables grâce à son organisation par marché.

 

Chaque client, qu’il s’agisse d’une administration ou d’une entreprise, d’un bailleur social ou d’une copropriété, d’un énergéticien ou d’un industriel, du monde de la santé ou de la formation, trouve à son écoute un « éconergéticien engagé » au sein des différents métiers du groupe : conseil en transition écologique, ingénierie du bâtiment durable, de la structure bas carbone, de l’énergie renouvelable ou de l’industrie éco-efficiente, ou encore services de formation et d’innovation.

Emploi d’assistant.e de gestion administrative, emploi en CDD DE 6 mois à temps partiel (24 h/ semaine), basé à Lyon près de Gerland, sous la responsabilité à la fois du Responsable d’Agence de NEPSEN et de la Direction Administrative et Financière du Groupe NEPSEN.

L’assistant.e de gestion est susceptible d’intervenir sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de l’équipe opérationnelle et ce, sur les aspects administratifs et de gestion.

Elle / Il détient un poste clé dans le fonctionnement d’une équipe de 13 personnes.

 

SECRETARIAT / ADMINISTRATION

·        Accueil téléphonique et physique, suivi et gestion boite mail standard

·    Opérations classiques de secrétariat (courrier, classement, gestion courante des bureaux).

·        Gestion documentaire sur serveur, OneDrive, Teams Sharepoint, Archivage numérique

 

GESTION

·        Mise à jour du suivi commercial, RAO marchés publics, préparation de candidatures, pièces administratives et références

·        Administration des ventes

o   Création des nouvelles affaires sur notre logiciel de gestion en adéquation avec les contrats clients et de sous-traitance et/ou co-traitance

o   Tenue des dossiers clients sur les serveurs et dans notre logiciel de gestion

o   Facturation

o   Relances clients

o   Gestion des en-cours

·        Vérification et gestion des notes de frais de l’équipe, congés, RTT

·        Support local à la comptabilité centrale (collecte factures,) suivi et gestion des achats, frais généraux agence

·        Assistanat projet : Gestion et suivi des certificats de paiement, échanges avec les ingénieurs, les entreprises de travaux ainsi que les maîtrises d’ouvrage

·        Réunion d’équipe hebdomadaire et réunion de gestion

·        Issu.e d'un BTS Assistant.e de gestion PME PMI, vous justifiez d'une expérience de 2 à 3 ans dans le domaine.

·        Vous maîtrisez techniques et termes de gestion, outils informatiques (Excel, Word, Powerpoint) ainsi que l’utilisation de logiciel de gestion.

·        Une expérience en bureau d’études et/ou cabinet d’architecture serait un plus, ainsi qu’un premier niveau de connaissance des réponses à appels d’offres en Marchés Publics.

·        Dynamique, doté.e de curiosité et d'autonomie, votre esprit d'analyse et votre rigueur se combinent à un bon sens de la communication.

 

Contrat : CDD, Base 24 h/ semaine

Salaire : 13€/h

Avantages : (tickets restaurants, transports en commun 100% pris en charge, + Prime de Partage de la Valeur PPV, + Forfait Mobilité Durable, + prime variable d’équipe)