ASSISTANT DE GESTION (H/F)

Nous recherchons pour notre client spécialisé dans la création et la location de modulaire, un assistant exploitation.

L'Assistant Exploitation assure le suivi administratif des dossiers Exploitation et la coordination des transports. Il valide les dossiers d'affaires simples qui lui sont affectés et il gère l'interface SAV.

Les principales missions sur le poste :

Administration du Service Exploitation :

• Gérer l'accueil et le courrier (réception, distribution, affranchissement)
• Assurer le suivi administratif en soutien du responsable de parc et/ou d'exploitation
• Assurer le bon traitement des litiges (liés à la partie exploitation)
• Traiter les factures Exploitation :
• Suivre les frais du service (fournisseurs, sous-traitants, frais généraux, transports)
• Vérifier les factures et les saisir dans SAP
• Editer les BAP pour signature et transmission à Mâcon
• Suivre les litiges de facturation et les demandes d'avoir (comparaison commande et facture fournisseur)
• Reprendre les tâches administratives de l'Ordo en cas d'absence
• Créer les nouveaux fournisseurs et les sous-traitants
• Gérer les dossiers de prod d'immo suite aux DAE (création, saisie des heures, clôture, vérification des coûts

affectés, enregistrement des factures sous SAP)

• Assurer la gestion administrative des heures dans SALOME (MOD)
• Envoyer et archiver les PV destruction modules

Suivi des dossiers Location, Vente et 360°

• Suivre et clôturer les dossiers de location et de vente
• Saisir les PV, établir la facturation des dossiers
• Gérer les relevés hebdomadaires et mensuels : suivre le listing matériels non facturés, éditer et envoyer les

relevés entretien et travaux …

• Gérer les litiges fournisseurs éventuels (au niveau administratif) et s'assurer du règlement des factures

fournisseurs en cas de relance

• Gérer les dégradations pour les dossiers locatifs : éditions lettres, envoi devis, établissement avoirs si

nécessaire (back up du service administratif)

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• Editer les BT et affecter les exécutants (MOD ou sous-traitance) pour les affaires simples. Passer les

commandes aux sous-traitants ou MOD

• Gérer la location ou la sous-location des 360° (extincteurs, fontaines à eau, purificateurs d'air, sanitaires

autonomes, alarmes, …), saisir les BT et enregistrer les factures

• Travailler avec les conducteurs de travaux et les chefs de chantiers, pour les DOE, la rédaction des plans de

prévention, les commandes…

Suivi du Transport

• Gérer les BT : éditions, enregistrement et classement
• Réaliser un reporting hebdomadaire
• Relancer les transporteurs pour retour des BT émargés

Suivi des dossiers de SAV

• Répondre aux appels clients arrivant sur le n° SAV. Traiter la demande suivant procédure SOM et

éventuellement résolutionner ou orienter en ligne le problème grâce à l'outil d'aide de résolution

• Planifier les SOM et traiter les devis le cas échéant suivant la délégation agence (ouverture/saisie fournitures

magasin + MO sous-traitance/clôture)

• Gérer les sinistres en initiant les demandes à Macon, facturer les interventions laissées à la charge du client

(dégradations)

• Gérer les dossiers vente SAV en relation avec l'assistant administratif qui l'aura créé, et le cas échéant

réaliser un bon d'intervention suite à l'analyse technique réalisée par un intervenant Exploitation (Conducteur

de travaux, Chef de chantier, Responsable monteur)

Gestion HSE

• Assurer la mise à jour et le traitement administratif des contrôles périodiques, peut être amené à préparer le

Comité Sécurité mensuel avec le REX

• Traiter les dossiers de valorisations des déchets
• Préparer les dossiers d'accès (PASS)
• Travailler avec le Responsable d'Exploitation pour la gestion des plans de prévention annuels des sous-traitants

et des transporteurs (envoi les PDP, s'assure du retour signé par le sous-traitant ou le transporteur

et le relance le cas échéant)