Assistant de Direction VTS F/HTHALES

Dans un contexte de croissance des activités et des effectifs du site de Vélizy, la Business Line VTS renforce son organisation administrative afin d'apporter un support de proximité aux membres de son Comité de Direction et à leurs équipes présentes sur site.
Vous êtes l'interlocuteur privilégié d'un périmètre dédié de dirigeants et de leurs équipes. Vous exercez vos missions dans une logique de coopération étroite avec les autres assistants afin d'assurer une prise en charge fluide des besoins, une continuité de service efficace et un fonctionnement harmonisé du support administratif sur le site.
Par votre sens de l'organisation, votre capacité d'anticipation et votre esprit de coopération, vous contribuez à assurer un service réactif, fiable et de proximité dans un environnement exigeant et en pleine évolution.

En tant qu'Assistant de Direction, vos missions seront variées et essentielles au bon fonctionnement de l'organisation :

Support aux dirigeants
• Gestion d'agendas complexes : organiser et optimiser les emplois du temps des membres du Comité de Direction de la Business Line, incluant la planification de réunions internes et externes ;
• Préparation et coordination des réunions : réservation des salles, gestion de la logistique, préparation des supports et accueil des participants ;
• Organisation des déplacements professionnels : coordination et réservation des voyages d'affaires en optimisant les itinéraires et les coûts ;
• Gestion administrative courante : traitement du courrier, suivi de documents, mise en forme de présentations, comptes rendus et dossiers ;
• Interface privilégiée avec les interlocuteurs internes et externes afin de garantir une communication fluide et efficace ;
Vie du site et services aux collaborateurs
• Accompagnement des managers et de leurs équipes dans leurs besoins administratifs quotidiens.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires ;
• Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux collaborateurs (préparation de l'arrivée, coordination avec les fonctions support, suivi des besoins logistiques) ;
• Contribuer au bon fonctionnement du site en coordonnant les services généraux et les prestataires ;
• Assurer la gestion des fournitures, équipements et espaces de travail ;
• Participer à l'organisation d'événements internes, réunions d'équipe, séminaires, visites et moments de convivialité ;
• Contribuer à la communication interne (diffusion d'informations générales, affichage, informations pratiques, initiatives locales).
• Assurer le suivi des demandes d'achat et des dépenses relevant de votre périmètre.

Coordination et amélioration continue
• Travailler en étroite collaboration avec les autres Assistants de Direction afin d'assurer une continuité de service optimale ;
• Mettre en œuvre les relais nécessaires en cas d'absence ou de congés ;
• Participer à l'amélioration des processus administratifs et à l'optimisation de l'organisation du support aux managers et aux équipes ;

Votre profil
Vous avez une expérience d'au moins 5 ans sur des fonctions similaires d'Executive Assistant d'un Comité de Direction.
Vous avez des compétences organisationnelles, avec une capacité prouvée pour gérer plusieurs priorités simultanément.
Vous pouvez anticiper les besoins, prendre des initiatives et résoudre les problèmes de manière autonome.
Vous êtes reconnu pour votre discrétion, votre sens du service, votre excellent relationnel et votre capacité à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau dans un environnement exigeant et en forte évolution.
Vous appréciez le travail en équipe et savez fonctionner dans une logique de binôme, de coordination et d'entraide afin de garantir la continuité et la qualité du service rendu.
Un très bon niveau d'anglais (à l'oral et à l'écrit) est indispensable.