ASISTANTE ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE H/FL'industrie recrute

La société ATIS crée en 1996 s'appuie sur une culture d'entreprise familiale forte de valeurs humaines et de proximité envers ses collaborateurs et ses clients.

Notre entreprise basée sur Marseille , commercialise, loue et entretien des véhicules industriels de type balayeuse, laveuse et benne à ordure ménagère et offre également des prestations de réparations sur divers matériels, grue, chariot élévateur, compacteur, etc.… mais également de bateau professionnel pour les capitaineries.

PRINCIPALES MISSIONS OU ACTIVITES - DESCRIPTION DES ACTIVITES SIGNIFICATIVES

· Retirer les appels d'offre et préparer les documents administratifs nécessaires au montage des appels d'offre (DC1 DC2…..recherche de prix, adaptation du Mémoire technique…etc

Dépôt des appels d'offre en ligne après validation supérieur hiérarchique

· Facturation client - Dépôt les factures sur chorus.

· Capable de suivre le développement commercial d'un nouveau véhicule électrique dont nous sommes à charge de commercialisation sur la France (visio hebdomadaire avec le fabricant….) etc

· Tenue du standard et transfert des appels

· Assurer les travaux courants de bureautique : courrier, contrôle des factures d'achats….etc

· Traitement et suivi des mails sur OUTLOOK

· Saisir des informations dans le logiciel de gestion : saisie pointage journalier

· Etablir des contrats de location, si besoin

· Suivre la réception des bons de commandes des clients permettant la facturation

· Relance client, traitement des éventuels litiges

· Assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la structure

· Préparer les relevés d'heures permettant l'établissement des bulletins de salaires et transmission à la comptable

· Etablir les devis à partir de « récap de pointage mécano » et les soumettre à la validation, selon besoin du service atelier parfois en surcharge et qui a besoin de renfort. Puis envoi aux clients.

· Occasionnellement montage dossier de vente de véhicules demande bonus eco,(si vente véhicule électrique) dossier de financement, carte grise, document de livraison……etc

· Assurer le lien entre la direction et les autres services

AUTONOMIE

· Autonome dans l'exécution des tâches qui lui sont demandées en suivant le protocole mis en place par la direction

COMPETENCES REQUISES - CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES

· Polyvalence ayant une expérience dans le secteur de la réparation (de préférence le secteur automobile et de la réparation de matériels de voirie, Pourquoi pas le BTP …. ).Sensibilité techniques - exploitation . Comprendre notre jargon (maintenance mécanique, hydraulique , VL/PL bennes à ordures ménagères, balayeuse ….pour échanger avec notre atelier et nos clients si besoins

· Marchés publics et appels d'offre :

Retrait appels d'offre. Veille et analyse des Appels d'offre.

Capacité à compiler les pièces administratives pour répondre aux dossiers des collectivités (métropole et mairies) et à gérer de manière autonome la facturation électronique sur chorus

· Aisance logiciels & outils d'IA :

Profil moderne et agile, capable d'utiliser l'IA (type CHAT GPT ou autre…) pour synthétiser des cahiers des charges volumineux (CCTP) , optimiser la rédaction de mémoires techniques et piloter notre communication produits/services

Utilisation des logiciels informatiques de bureautiques et ciel gestion commerciale vivement souhaité - Maitrise du pack office (Word, excell, outlook….) Très à l'aise avec l'informatique,

. Fibre commerciale :

Capable de suivre le développement commercial d'un nouveau véhicule électrique dont nous sommes en charge de commercialisation sur la France (visio hebdomadaire avec le fabricant….) etc

· Gestion du stress, indispensable

Horaires

Du lundi au jeudi 8h 12h 13h 17h le vendredi 8h 12h 13h 16h

Salaire sur base 39h/sem - 169h/mois EN FONCTION DES COMPETENCES

Votre parcours & expérience :

Vous bénéficiez d'une expérience réussie dans le secteur de la réparation (automobile, matériels de voirie, agricole, poids lourds ou BTP).
Vous possédez une grande rapidité d'adaptation et de compréhension vous permettant d'assimiler vite notre jargon technique et de basculer d'une mission à l'autre.

⚠️ CRITÈRES IMPÉRATIFS POUR CE POSTE :
Maîtrise des Marchés Publics : Autonomie complète sur la gestion des appels d'offres (veille, montage des dossiers administratifs) et sur le dépôt des factures électroniques sur Chorus Pro.
Aisance technologique & IA : Profil moderne et agile, parfaitement à l'aise avec les logiciels classiques et capable d'utiliser l'IA (type ChatGPT) pour optimiser votre quotidien (synthèse de CCTP, rédaction de mémoires techniques).
Fibre commerciale : Capacités relationnelles éprouvées pour assurer le suivi rigoureux du développement commercial de notre nouvelle gamme (notamment avec le constructeur).