Assistant de Direction H/FSodexo en France

Au quotidien, toutes nos actions ont pour objectif d'améliorer la qualité de vie des personnes que nous servons. Nos services vous accompagnent dans vos besoins, qu'il s'agisse de repas scolaires sains pour aider les enfants à mieux réussir, d'un environnement propice à la performance pour les collaborateurs ou à la convalescence pour les patients. Créé en 1966 par Pierre Bellon, Sodexo est devenu le leader mondial des services de Qualité de Vie dans plus de 80 pays.

LES MISSIONS

Support à la Direction

• Assurer un rôle de bras droit dans la gestion des priorités, la préparation des dossiers et la consolidation des informations nécessaires à la prise de décision

• Assurer la gestion administrative quotidienne et servir d'interface entre la Direction, les équipes internes et les interlocuteurs externes

• Gérer l'agenda de la Direction : planification proactive des rendez-vous, réunions, déplacements et événements

• Assurer la coordination logistique et organisationnelle des réunions de gouvernance (CODIR, réunions stratégiques, séminaires)

• Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents professionnels (word, excel, powerpoint)

• Assurer la gestion du courrier, des mails, des invitations et sollicitations, avec rédaction de réponses et coordinations avec les services concernés

Pilotage administratif et opérationnel

• Représenter/incarner le relais entre la Direction locale et les Directions de l'Hexagone, en lien étroit avec les assistantes des Comités de direction et les fonctions support

• Soutenir l'animation du Comité de Direction : suivre le planning des congés, mettre à jour les outils et applications internes (Kronos, fichiers partagés, documents internes)

• Contribuer au suivi et à la circulation des informations stratégiques de la Direction

• Relire, vérifier et garantir la qualité des communication internes avant diffusion

• Organiser l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec le service Ressources Humaines ainsi que l'intégration administrative et opérationnelle

Gestion des frais généraux et des achats

• Gestion de la flotte automobile (achats/renouvellement, assurances, carburant, sinistres), la flotte téléphonique et la commande de fournitures

• Suivre la gestion des stocks de la Boutique du Centre Spatial Guyanais : suivre les seuils de réapprovisionnement, passer les commandes

• Suivre la gestion des commandes et leur expédition (maritime ou aérien) : mutualiser les groupages, suivre le fret, préparer les documents douaniers

• Créer et faire vivre une base de données fournisseurs et interfaces

Communication interne et externe

• Participer au développement de la communication interne locale : lettre interne (départs/arrivées, naissances, actualités, marchés gagnés, mis en lumière d'un métier ou d'un collaborateur, etc), rédiger des articles

• Créer des supports de communication

• Assurer l'interface avec les services Communication de Sodexo France pour les actions locales, en lien avec la Responsable TI/C Guyane

• Suivre les dossiers de sponsoring
• Contribuer aux missions de lancement

QUALIFICATIONS & EXPERIENCES

Diplôme

• Formation supérieure avec une expérience d'au moins 5 années sur un poste similaire
• Excellente maitrise des outils bureautique (word, excel, powerpoint)
• Permis B

Domaine de connaissances

• Techniques avancées de secrétariat et assistanat de direction
• Gestion d'agendas complexes et priorisation
• Organisation de réunions, séminaires et déplacements
• Notions RH
• Notions en gestion budgétaire et/ou suivi administratif

COMPETENCES CLES

Qualités personnelles

• Sens aigu de la confidentialité et de la loyauté
• Forte capacité d'anticipation, d'organisation et de priorisation
• Proactivité, autonomie et sens du service
• Aisance relationnelle et diplomatie
• Capacité à travailler dans un environnement exigeant, avec des interlocuteurs variés
• Rigueur, fiabilité et sens du détail

Qualités professionnelles

• Solides compétences rédactionnelles et capacité à synthétiser des informations complexes
• Connaissance des environnements multi-sites et organisations complexes
• Aisance dans la gestion de projets transverses