Assistant(e) de Direction H/FSodexo en France

Au quotidien, toutes nos actions ont pour objectif d'améliorer la qualité de vie des personnes que nous servons. Nos services vous accompagnent dans vos besoins, qu'il s'agisse de repas scolaires sains pour aider les enfants à mieux réussir, d'un environnement propice à la performance pour les collaborateurs ou à la convalescence pour les patients. Créé en 1966 par Pierre Bellon, Sodexo est devenu le leader mondial des services de Qualité de Vie dans plus de 80 pays.

Dans le cadre de l'évolution de son organisation, la Directrice Générale et son Comité de Direction (Comex) recrutent un(e) Assistant(e) de Direction.

En véritable Chef de projets, en toute discrétion et stricte confidentialité, vous aurez comme principales missions :

- Gérer l'agenda complexe et mouvant de la Directrice Générale et d'un second membre du Comex, organiser les réunions, déplacements et rendez-vous internes/externes en coordination avec les assistant(e)s des directions régionales et les assistant(e)s de directions du Comex Sodexo France.

- Gérer toutes les missions d'assistanat classique pour la Directrice Générale ainsi que pour un autre membre du Comex (présentation PPT, récupération d'informations et élaboration de synthèse sous différents formats en vue notamment des rendez-vous clients et présentations internes).

- Suivre le budget de la Direction Générale et renseigner/contrôler les notes de frais.

- Prendre en charge proactivement les besoins logistiques : réservation de salles, organisation des Comités de Direction et des différents évènements de la Direction, organisation des déplacements et réservations trains, avions, hôtels via l'application dédiée.

- Être force de proposition pour l'organisation des événements Sodexo santé : Conventions, déroulé des Comex, moments de convivialité, team building, etc.

- Gérer les listes des invités aux différents évènements internes et externes (collaborateurs, clients et partenaires).

- Gérer les listes de diffusion de la Direction

- Assurer un relais d'information, d'organisation et de coordination au sein des équipes auprès de la Direction Générale et du Comex.

- Préparer l'ordre du jour, établir et diffuser les comptes rendus des réunions du Comex et de la Direction Générale en binôme avec la PMO Comex

- Réaliser le suivi administratif (commande de fournitures, gestion interne des salariés dans nos outils, planning et suivi mensuel des congés du Comex, accueil des nouveaux embauchés, demandes IT, etc.)

- Gérer les parcours d'intégration des membres du Comex et les équipes fonctions supports.

- Gérer et suivre l'attribution et le renouvellement des véhicules de fonction via l'outil interne.

- En collaboration avec le référent Communication, mettre en place/suivre les actions de communication (Webinars, E-mailings, créations de support divers).

En appui des équipes de la DRH France : gérer le suivi administratif des revues salariales et des primes de développement (courriers personnalisés via publipostage), suivre les visites médicales, mettre à jour les profils dans les outils RH pour les membres du Comex.

• Vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 ans dans un poste similaire d'Assistant(e) de Direction.

• Vous êtes reconnu(e) pour votre efficacité et vous avez démontré vos capacités d'initiative, de proactivité et de discrétion.

• Doté(e) d'une excellente aisance relationnelle, vous adoptez une posture professionnelle fondée sur la confidentialité, l'intégrité, la diplomatie et l'adaptabilité.

• Vous êtes autonome, rigoureux(se), avez le sens de l'organisation et des priorités ; vous savez identifier les urgences et trouver des solutions adaptées ou alerter si besoin.

• Vous savez anticiper les besoins.

• Vous savez fédérer et insuffler une dynamique positive au sein d'une équipe.

• Vous disposez d'excellentes qualités rédactionnelles.

• Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Microsoft Office).

• Vous êtes à l'aise pour communiquer en anglais (oral et écrit - niveau B1/B2).