Assistant(e) de direction - DGA Transition Energétique et DGA Cadre de VieVALLEE SUD GRAND PARIS

Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son :

Assistant(e) de direction - DGA Transition Energétique et DGA Cadre de Vie

(Cadre d'emplois des rédacteurs et des adjoints administratifs territoriaux)

Missions principales

Organiser la vie professionnelle des DGA

• Établir une relation de confiance 
• Organiser l’agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances 
• Réaliser le suivi des tableaux de bord d'activité 
• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages laissés
• Organiser les déplacements 

Gérer des dossiers, mettre en œuvre des procédures définies 

• Constituer, mettre en forme et suivre des dossiers administratifs 
• Vérifier les pièces des dossiers 
• Préparer l'instruction des dossiers dans le cadre d'une procédure précise 

Assurer l'organisation de réunions

• Réserver des salles et des matériels adéquats
• Préparer les dossiers, les convocations
• Accueillir les participants
• Assister éventuellement aux réunions : prise de note et rédaction de compte-rendu

Tenir le secrétariat des directions

• Réceptionner, traiter et diffuser le courrier et les messages électroniques. 
• Assurer le suivi du circuit des parapheurs
• Scanner, photocopier et faxer les documents
• Trier, classer et archiver des documents

Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers types, notes, fax, rapports, tableaux, etc.) 

Superviser administrativement l'action des assistantes au sein des 2 directions. 

Gérer l'approvisionnement en fournitures du bureau et suppléer aux autres assistant(e)s sur les tâches urgentes en cas d'absence

Assurer les accueils physique et téléphonique 

Suppléer l'agent du service courrier dans l'enregistrement des courriers dans le logiciel courrier de l'Administration

Expérience reconnu en assistanat de direction avec une maîtrise de l'environnement des collectivités locales.

Savoir-faire et savoir-être 

• Maîtrise du pack office, des circuits et procédures administratives, de l'administration de bases de données, des instances et processus de décisions d'une collectivité
• Sens de la discrétion et du respect de la confidentialité
• Excellente maîtrise de l'orthographe
• Gestion des priorités
• Autonome, organisé(e), impliqué(e), rigoureux(se) et dynamique
• Excellent relationnel