Assistant(e) de Direction – Directions Assurances & Fiscale F/HOrano

Vous apporterez un support administratif et organisationnel à deux directions Assurances (4 personnes) et Fiscalité (8 personnes).

Vos responsabilités s'articuleront autour des axes suivants :

Organisation & Coordination

- Gestion des agendas : planification des réunions (internes, externes, bimestrielles, entretiens annuels), réservation des salles, etc.,
- Organisation des déplacements (trains, avions, hôtels, voitures).
- Organisation des visites de sites avec les assureurs (environ 15/an) ou les contrôleurs fiscaux ( 1 à 2 par an).

Gestion Administrative & Documentaire

- Mise en forme et synthèse des présentations et documents (Word, PowerPoint).
- Gestion des bases documentaires et archivage (SharePoint, espaces partagés)
- Gestion des courriers officiels.
- Gestion des NDA et documents contractuels avec les partenaires.
- Gestion des bases fiscales : abonnements, accès, support technique.
- Accueil et suivi administratif des stagiaires et alternants.

Achats & Processus

- Gestion des commandes et achats via SAP (processus P2P : DA, commandes, réception, suivi).
- Suivi des factures/ paiements : honoraires, primes d'assurance, relances internes.

Suivi & Reporting

- Collecte des informations internes pour les renouvellements (salariés, véhicules, clés SI, chiffres d'affaires etc.).
- Mise à jour et communication avec les directions connexes (juridique, comptabilité, audit, etc.).

Gestion des Formulaires & Attestations

- Demande et suivi des attestations (publipostage annuel, envoi aux entités).
- Gestion des demandes de formulaires fiscaux (certificats de résidence, CRS/FATCA, W8BenUSA).

Le poste est évolutif et d'autres missions pourront vous êtes attribuées.