ASSISTANT DE DIRECTION ET DE SERVICE (F/H)

À Amiens, Beauvais, Rennes et Rouen, UniLaSalle, établissement d'enseignement supérieur et de recherche, propose des formations d'ingénieurs post-bac en 5 ans, une formation vétérinaire post-bac en 6 ans (depuis septembre 2022), des bachelors ainsi que des masters dans les domaines de l'agriculture, de l'agroalimentaire, de l'alimentation-santé, de l'environnement, des géosciences, des énergies et du numérique.

Labellisé EESPIG (Établissement d'Enseignement Supérieur Privé d'Intérêt Général), UniLaSalle est membre de la Conférence des Grandes Écoles et ses formations d'ingénieur sont habilitées par la CTI (Commission des Titres d'Ingénieur). UniLaSalle fait partie du réseau d'enseignement mondial La Salle constitué de 72 universités et s'appuie sur 260 universités partenaires à l'étranger. L'Institut compte aujourd'hui 4 000 élèves, accompagnés par 520 salariés dont 180 enseignants chercheurs, 40 doctorants et 22 000 alumni.

Le campus de Beauvais est piéton et s'étend sur 18 hectares au nord de la ville. De nombreuses infrastructures sont accessibles aux salariés et étudiants : salle de fitness, gymnase, terrain de rugby, cours de tennis mais aussi un espace barbecue, restaurant CROUS, laverie, centre de documentation… La vie associative y est très développée et en fait un campus dynamique, œuvrant pour le développement durable.

Dans le cadre d'un remplacement et afin de renforcer la Direction Mission et Vie Etudiante, nous recherchons un(e) Assistant de Direction et de Service en CDI pour le campus de Beauvais (60), poste à pourvoir dès le mardi 12 novembre 2024.

L'Assistant(e) de Direction et de Service F/H assiste le Directeur de la Mission Educative de la Vie Etudiante ainsi que les membres de l'équipe au quotidien dans l'organisation et le suivi administratif spécifique à chaque mission portée par la DMVE.

Elle/Il assure également un rôle d'interlocuteur(trice) pour les étudiants, les équipes pédagogiques et l'administration.

Missions proposées :

• Accueille, écoute et oriente les étudiants en fonction de leurs besoins.
• Planifie pour la DMVE les rendez-vous et réunions nécessaires pour l'accompagnement et le suivi des étudiants, de la vie de campus ou de la vie associative.
• Gère l'emploi du temps de son supérieur hiérarchique ainsi que le calendrier général des activités du service (planification en mode projet de l'ensemble des missions annuelles).
• Rédige des notes, correspondances ou documents à partir de consignes orales ou manuscrites.
• Réalise les divers achats du service (Beauvais, Corporate et Mission handicap).
• Réceptionne les appels téléphoniques : renseigne, réoriente vers le bon interlocuteur si nécessaire, prend des messages et les communique, assure un suivi.
• Assiste les membres de l'équipe dans l'organisation et le suivi administratif lié aux différentes missions :

Gestion des dysfonctionnements campus : organisation des convocations, enregistrement des données, éditions des courriers, retour aux parties prenantes en interne.

Enregistrement et édition des bases de données pour les Engagements de Service et de solidarité et les responsabilités associatives.

Enregistrement et archivage de l'ensemble des données des dossiers d'accréditation des associations, organisation des rendez-vous réguliers. Suivi et actualisation du calendrier des passations.

Organisation évènementielle [intégrations, séminaires de relecture, formations ou conférences, prévention santé, forum des associations, mission handicap…] : achat de prestation, de service ou matériels, accueil des prestataires, réservations diverses (hébergement, repas, salles, amphis, hôtel, déplacements…) et aide à la mise en œuvre.

Suivi administratif des césures, du tuteurage, du sport, des contrats d'études et de la réserve opérationnelle : édition et archivage des contrats, des PV de jury, bases de données.

La détermination et la planification annuelle des évènements de la vie étudiante (calendrier général, calendrier des conférences d'ouverture, calendrier du foyer…)

• Collabore avec les autres départements ou services de l'institut pour coordonner les initiatives transversales et assurer une communication fluide (spécifiquement avec la Direction des Services Généraux et la Direction aux études)

• Rassemble, met en forme les différents travaux de secrétariat du service : comptes-rendus (Réunions de service, Comités campus, Réunions interservices…) et compilation des données pour les différents reporting hebdomadaires, mensuels ou annuels. L'archivage et la mise à jour des conventions de partenariat.
• Contribue à donner une image positive d'UniLaSalle par le biais des contacts avec le personnel, les étudiants et l'extérieur.

Profil :

Titulaire d'un Bac+2 en Assistanatde Type Assistant Manager ou Assistant de Direction, vous possédez une expérience d'au minimum trois ans sur un poste similaire.

Vous maîtrisez le Pack Office (Word et Excel).

Rigoureux(se), dynamique, autonome et organisé(e), vous savez faire preuve de confidentialité et restituer les informations pertinentes.

Vos qualités relationnelles, votre esprit d'équipe, votre capacité à prendre des initiatives et votre implication sont des atouts essentiels pour réussir à ce poste.

Ce que nous proposons :

Ce poste est à pourvoir en CDI - temps plein sur notre campus de Beauvais (60).

Rémunération brute annuelle à partir de 23 700€, à définir selon profil.

Au-delà de la rémunération, nous proposons également :

• 6 semaines de congés payés
• RTT: environ 23 par an
• 20 à 30 jours de télétravail annuel
• Politique de formation du personnel ambitieuse (2023: 3.09% de la masse salariale)
• Restauration d'entreprise avec prise en charge partielle employeur (45%)
• Plan d'Epargne Entreprise
• Retraite supplémentaire
• Mutuelle isolée prise en charge à 100% par l'employeur
• Œuvres sociales du CSE (Comité social et économique)
• Infrastructures sportives à disposition (2 terrains de tennis, 1 salle de squash, 1 gymnase, 1 salle de fitness, parc de 10ha avec parcours de santé)
• Accès gratuit au centre d'innovation (Agrilab)
• Parking salarié