Assistant de Direction (h/f)

Le cabinet Adecco Recrutement recherche pour son client basé à Aurillac : Assistant(e) de direction (H/F) en CDI !

Vos missions sur ce poste :

• Assistance de Direction

- Coordonner et assurer le suivi de l'ensemble des activités visant à seconder la Direction

- Assurer le secrétariat particulier du Directeur Général en lien avec les élus et les membres de l'équipe de direction (gestion des agendas, déplacements, frais, courriers )

- Assister les membres de l'équipe de direction dans leurs missions transversales en lien avec le Directeur Général

- Assurer la gestion du courrier postal et numérique entrants et sortants des services généraux

- Préparer, concevoir, rédiger des courriers, des notes, des rapports

- Assurer et coordonner l'accueil physique et téléphonique des services généraux

- Encadrer une secrétaire de direction et le personnel d'accueil des agences

• Assistance des Elus

- Assurer le secrétariat particulier de la Présidente en lien avec les élus et le Directeur Général (gestion des agendas, déplacements, frais, courriers)

- Assister les élus dans leurs missions transversales en lien avec la Présidente, le Directeur Général et l'équipe de direction

- Être garant(e) du fonctionnement des instances de la gouvernance et du respect des statuts, du règlement intérieur de l'association (Bureaux, Conseils d'Administration, Comités, Commissions, Assemblées de Secteurs, Assemblées Générales )

- Anticiper et préparer les réunions des instances en relation avec le Directeur Général (convocations, ordres du jour, présences/absences, pouvoirs, salle, documents, organisation matérielle et logistique )

- Participer aux réunions des instances, prendre des notes et préparer les comptes-rendus et procès-verbaux en relation avec le Directeur Général, puis assurer la diffusion des documents

- Assister le Secrétaire de l'association dans ses missions. Gérer les formalités administratives et mettre à jour les registres légaux

- Gérer les présences et les indemnités des élus avec le service financier

- S'assurer du bon suivi des relations avec les partenaires et contacts politiques de l'entreprise en relation avec le Directeur Général et les élus

- Mettre à jour le fichier partenaires et contacts importants

• Communication interne

- Etre en charge de le communication interne de l entreprise en lien avec la Direction Générale et les Représentants du Personnel (intranet, espaces collaboratifs )

- Planifier et organiser des regroupements et des manifestations du personnel, en lien avec les équipes des agences (journée d'entreprise, vœux au personnel et aux élus )

- Réaliser des supports de communication interne (affiches, vidéos ) en relation avec les prestataires externes et/ou services internes

- Reporting, rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs ) sur le budget communication interne

- Participer à un groupe régional et à des rencontres nationales avec les assistantes de direction du réseau CERFRANCE

• Communication externe / Marketing et Commercial

- Travailler à l'augmentation de la notoriété de l'entreprise et de la marque en lien avec l'animateur commercial et marketing, et de la marque employeur avec le Service Ressources Humaines

- Etre en charge de la coordination de l'équipe d'accueil des agences et assurer la qualité de l'accueil en lien avec l'animateur Marketing et Commercial (formations communes à la posture et aux messages à faire passer, garantir la satisfaction clients, affichages, magazines et documents à disposition des visiteurs)

- Préparer le plan de communication de l'entreprise en relation avec le Directeur Général et l'animateur marketing et commercial pour développer sa notoriété et les ventes

- Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations, des salons en lien avec les équipes et l'animateur commercial et marketing

- Rédiger et diffuser des Communiqués de presse

- Réaliser des supports de communication externe en relation avec les prestataires externes et/ou services internes

- Assurer la gestion, l'alimentation, l'administration et travailler à la montée en puissance du site internet et des réseaux sociaux

- Animer la Commission Communication & Développement en lien avec l'animateur Marketing et commercial

- Reporting, rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs ) sur le budget communication externe

• Gestion de projets transversaux

- Être capable de participer, animer, piloter des projets transversaux : démarche qualité, RSE, rénovation des statuts, travaux des bâtiments, rédaction et mise à jour de livrets et chartes internes, etc.

Informations complémentaires :

Déplacements départementaux fréquents