Assistant d'agence F/H

L'entreprise. GTM Ouest, filiale de VINCI Construction en France, est un acteur de la construction ancré en Bretagne et en Pays de la Loire, réalise tout type de travaux de génie civil, en entreprise générale ou en lots séparés, pour le secteur public ou privé : ouvrages d'art, équipements industriels, etc.

Le poste. Nous vous proposons d'intégrer notre agence de Brest en qualité d'Assistant d'agence H/F.

Les missions. Sous la responsabilité à la fois du Responsable d'agence et en lien direct avec le Directeur d'activité et les conducteurs de travaux, vous êtes notamment en charge de :

· Secrétariat pour l'agence :

- Accueillir les visiteurs, gérer les appels téléphoniques, gérer le courrier et les divers abonnements
- Assister le directeur d'agence dans l'organisation de son quotidien (prise de rendez-vous, agenda, réservations diverses, rédaction de courrier etc…)
- Organisation des manifestations internes ou externes
- Assurer le fonctionnement de l'agence et gérer les principaux fournisseurs (commandes diverses, papiers, fontaines à eau, entretien copieur, espaces verts…)
- Classement/archivage aux côtés des équipes travaux
- Suivre les conventions de prêt de personnel compagnons
- Assister l'officier de sécurité de l'agence dans les démarches d'habilitation (entreprise et personnel)

· Gestion administrative des chantiers :

- Assurer le suivi administratif des affaires : remplir et suivre les documents liés au chantier, rédiger les courriers d'affectation des compagnons …
- Etablir et gérer les commandes et contrats en tous genres aux côtés des équipes travaux
- Gestion des contrats de sous-traitance : déclarer les sous-traitants auprès des maîtres d'ouvrage et organiser la signature des contrats
- Assister les équipes travaux lors de l'établissement des DOE (dossier des ouvrages exécutés)

· Gestion des appels d'offres avec le service étude de prix :

- Gestion des dossiers de candidatures et d'appels d'offres : établir le dossier de candidatures, récupérer le dossier d'étude de prix et participer à la rédaction de l'attestation de travaux aux côtés du service travaux
- Gérer le dépôt des dossiers : Assister le chargé d'étude au téléchargement des DCE et au dépôt ou envoi des dossiers de candidature sur la plateforme
Cette liste de tâches est non exhaustive.