Assistant.e de gestion-support opérationnelle - Paris (CDI) - F/HAREP
Paris (75)CDI
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Critères de l'offre
Métiers :
- Assistant contrôle de gestion (H/F)
- + 4 métiers
Secteur :
- Bâtiment, Travaux publics, Immobilier
Diplômes :
- Bac+2, type BTS - DUT - DTS
- + 7 diplômes
Lieux :
- Paris (75)
Conditions :
- CDI
- À partir de 38 000 € par an
- Temps Plein
- Télétravail partiel
- Aucun déplacement à prévoir
L'entreprise : AREP
Fondé en 1997, le groupe AREP réunit de multiples compétences : en architecture au travers de sa société d’architecture AREP Architectes, en urbanisme, design, ingénierie, programmation, flux, conseil et management de projet. Avec ses filiales en France et à l’international, le groupe apporte des réponses concrètes aux enjeux de l’urgence écologique par sa démarche EMC2B. Il contribue à la recherche, au débat public et à l’évolution des pratiques par ses publications, notamment sa revue POST. Implanté en France et à l’international, le groupe AREP compte plus de 1000 collaborateurs avec 40 nationalités différentes.
Description du poste
Missions principales:
• Assurer le suivi administratif et financier des projets de la direction Ingénierie (10 unités).
• Préparer et animer les revues de gestion pour les responsables d’affaires, les responsables d’unité et les responsables de pôle.
• Garantir la fiabilité des données de gestion (livraisons, coûts, marges) et leur mise à jour dans les outils (Akuiteo, Tableaux de Suivi Excel).
• Contribuer aux réunions de gestion avec la direction de l’Ingénierie et à la reprévision budgétaire
• Contribuer à l’amélioration continue des processus de reporting et planification.
Responsabilités clés
1. Suivi administratif et financier des projets
• Mise à jour des tableaux de suivi (affaires pilotes, planification, reporting). Un par unité :
- Extraction et analyse des données Akuiteo (fiches projets, reporting projet)
- Contrôler la qualité des données et effectuer les nettoyages nécessaires avant intégration dans les outils de suivi (ex : terminaison de codes affaires, actualisation des responsables identifiés de l’affaire : responsable d’affaire et responsable de production)
- Mise en place d’alerte pour anticiper les écarts dans le reporting projet (charges/ coûts d’objectifs).
• Reporting des affaires par unité (affaires où Ingé est prestataire) pour identifier dans le reporting projet :
- Les nouvelles affaires ;
- Les nouveaux coûts d’objectifs et éventuelles les actions correctives à mener avec DCR lorsqu’il y a des charges non couvertes ;
- L’évolution des charges et les écarts
• Gestion administrative des devis et des codes affaires :
- Création de nouveaux codes affaires (et vérification de la bonne ouverture de code-phase-unité pour les métiers ingé presta)
- Contrôle administratif et mise à jour des propositions de missions : références chrono et lettre d’offre
- Saisie des coûts d’objectifs et ouverture des codes affaires par unité.
- Coordination avec le responsable d’affaire pour la signature et l’envoi des propositions de missions
- Suivi du processus de contractualisation et de facturation.
2. Organisation et animation des revues de gestion :
• Planification de revues individuelles de gestion avec les responsables d’affaires, les responsables d’unité (uniquement ceux qui ont des affaires pilotes) et les directeurs adjoints.
• Point sur les affaires pilotes à partir du tableau de suivi : état et suivi des contractualisation, avancements, mise à jour du carnet de commande, créances, planification et reste à faire
• Analyse du reporting projet par portefeuille (filtrage du reporting par responsable d’affaire) pour les affaires portées par les autres directions pour informer et alerter si nécessaire
• Point trimestriel avec responsables d’affaires pour rappeler les infos, outils, procédures
3. Garantie de la fiabilité des données de gestion - Clôture mensuelle :
- Saisie des ajustements, mise à jour du carnet de commande (Akuiteo) ;
- Contrôle des livraisons et mise à jour des tableaux de suivi dans Excel (tableau de suivi, planification, qualité, ajustements).
- Protection du tableau de suivi après saisie pour éviter les modifications involontaires après clôture
- Préparation des nouveaux classeurs :
- Préparation des nouveaux classeurs SUIVI des affaires pilotes (avec MAJ des MACROS)
5. Contribue à l’amélioration continue.
• Amélioration des tableaux de suivis pour répondre aux attentes des utilisateurs.
• Automatiser les processus de mise à jour des tableaux via scripts VBA/Macro.
Compétences clés
• Autonomie et organisation : planification, anticipation des charges.
• Rigueur : respect et anticipation des échéances, fiabilité des données.
• Expertise Excel : macros, VBA.
• Analyse de données
• Assurer le suivi administratif et financier des projets de la direction Ingénierie (10 unités).
• Préparer et animer les revues de gestion pour les responsables d’affaires, les responsables d’unité et les responsables de pôle.
• Garantir la fiabilité des données de gestion (livraisons, coûts, marges) et leur mise à jour dans les outils (Akuiteo, Tableaux de Suivi Excel).
• Contribuer aux réunions de gestion avec la direction de l’Ingénierie et à la reprévision budgétaire
• Contribuer à l’amélioration continue des processus de reporting et planification.
Responsabilités clés
1. Suivi administratif et financier des projets
• Mise à jour des tableaux de suivi (affaires pilotes, planification, reporting). Un par unité :
- Extraction et analyse des données Akuiteo (fiches projets, reporting projet)
- Contrôler la qualité des données et effectuer les nettoyages nécessaires avant intégration dans les outils de suivi (ex : terminaison de codes affaires, actualisation des responsables identifiés de l’affaire : responsable d’affaire et responsable de production)
- Mise en place d’alerte pour anticiper les écarts dans le reporting projet (charges/ coûts d’objectifs).
• Reporting des affaires par unité (affaires où Ingé est prestataire) pour identifier dans le reporting projet :
- Les nouvelles affaires ;
- Les nouveaux coûts d’objectifs et éventuelles les actions correctives à mener avec DCR lorsqu’il y a des charges non couvertes ;
- L’évolution des charges et les écarts
• Gestion administrative des devis et des codes affaires :
- Création de nouveaux codes affaires (et vérification de la bonne ouverture de code-phase-unité pour les métiers ingé presta)
- Contrôle administratif et mise à jour des propositions de missions : références chrono et lettre d’offre
- Saisie des coûts d’objectifs et ouverture des codes affaires par unité.
- Coordination avec le responsable d’affaire pour la signature et l’envoi des propositions de missions
- Suivi du processus de contractualisation et de facturation.
2. Organisation et animation des revues de gestion :
• Planification de revues individuelles de gestion avec les responsables d’affaires, les responsables d’unité (uniquement ceux qui ont des affaires pilotes) et les directeurs adjoints.
• Point sur les affaires pilotes à partir du tableau de suivi : état et suivi des contractualisation, avancements, mise à jour du carnet de commande, créances, planification et reste à faire
• Analyse du reporting projet par portefeuille (filtrage du reporting par responsable d’affaire) pour les affaires portées par les autres directions pour informer et alerter si nécessaire
• Point trimestriel avec responsables d’affaires pour rappeler les infos, outils, procédures
3. Garantie de la fiabilité des données de gestion - Clôture mensuelle :
- Saisie des ajustements, mise à jour du carnet de commande (Akuiteo) ;
- Contrôle des livraisons et mise à jour des tableaux de suivi dans Excel (tableau de suivi, planification, qualité, ajustements).
- Protection du tableau de suivi après saisie pour éviter les modifications involontaires après clôture
- Préparation des nouveaux classeurs :
- Préparation des nouveaux classeurs SUIVI des affaires pilotes (avec MAJ des MACROS)
5. Contribue à l’amélioration continue.
• Amélioration des tableaux de suivis pour répondre aux attentes des utilisateurs.
• Automatiser les processus de mise à jour des tableaux via scripts VBA/Macro.
Compétences clés
• Autonomie et organisation : planification, anticipation des charges.
• Rigueur : respect et anticipation des échéances, fiabilité des données.
• Expertise Excel : macros, VBA.
• Analyse de données
Mes avantages :
• Jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine.
• 23 jours de RTT (dont 12 monétisables) en plus de mes 25 jours de congés payés.
• Un 13ème mois.
• Des primes de participation et d’intéressement.
• Un forfait mobilité durable avec prise en charge de 80% de mes dépenses de transport domicile-travail.
• Des dispositifs d’épargne salariale : PEE, Perco avec abondement.
• Des dispositifs santé/prévoyance performants.
• Une carte tickets restaurant.
Description du profil
Ce poste est fait pour moi si :
- Je dispose d’une formation supérieure de type BTS assistanat de gestion ou équivalent, ainsi que d’une expérience d’assistant.e de gestion acquise idéalement dans un bureau d’études ou une agence d’architecture.
- Je suis rigoureux.se et organisé.e, fais preuve d’esprit d’initiative et sais travailler en équipe ;
- Je souhaite évoluer dans une dynamique collective, au sein d’un groupe engagé sur les enjeux écologiques.
- Je dispose d’une formation supérieure de type BTS assistanat de gestion ou équivalent, ainsi que d’une expérience d’assistant.e de gestion acquise idéalement dans un bureau d’études ou une agence d’architecture.
- Je suis rigoureux.se et organisé.e, fais preuve d’esprit d’initiative et sais travailler en équipe ;
- Je souhaite évoluer dans une dynamique collective, au sein d’un groupe engagé sur les enjeux écologiques.
Référence : AB3002TG