ASSISTANT E/ADMINISTRATIF BILINGUE H/FSodexo en France

Au quotidien, toutes nos actions ont pour objectif d'améliorer la qualité de vie des personnes que nous servons. Nos services vous accompagnent dans vos besoins, qu'il s'agisse de repas scolaires sains pour aider les enfants à mieux réussir, d'un environnement propice à la performance pour les collaborateurs ou à la convalescence pour les patients. Créé en 1966 par Pierre Bellon, Sodexo est devenu le leader mondial des services de Qualité de Vie dans plus de 80 pays.

Dans un environnement haut de gamme où chaque détail compte, vous serez un maillon essentiel entre l'accueil, la coordination événementielle et le support administratif.
Votre rôle : garantir une expérience fluide, professionnelle et irréprochable à nos clients, collaborateurs, prestataires et équipes internes.

Votre mission principale
Assurer le soutien administratif et opérationnel de la Responsable Événementielle et participer activement à la réussite de la coordination événementielle tout en renforçant ponctuellement l'accueil premium.

Vos responsabilités

A. Coordination Événementielle/ activité prioritaire.

Gestion des réservations & outils
Création et mise à jour des événements dans les outils dédiés.
Saisie rigoureuse des informations (horaires, participants, catering…).
Transcription précise des devis dans EMS.
Suivi des modifications et ajustements.

Documents & organisation
Participation aux feuilles de fonction et au brief hebdo.

Relation client
Réponse aux demandes, définition des besoins, suivi complet de A à Z.
Obtention et saisie des informations de facturation.
Assurer une expérience client exemplaire à chaque étape.

Support opérationnel
Création de menus FR/EN avec allergènes.
Production de supports visuels.
Renfort lors d'évènements : vestiaires, check-in, signalétique.

Coordination prestataires
Demandes de devis (traiteurs, matériel, fleurs…).
Suivi des livraisons & commandes.
Mise à jour des dossiers menus & allergènes.

Coordination interne
Travail conjoint avec JLL (technique) pour les aménagements.
Communication fluide avec la réception et les équipes opérationnelles.

B. Accueil & Réception - selon activité)

Accueil des collaborateurs & gestion des demandes.
Support aux réservations de salles.
Tenue du desk conforme aux standards prestige & confidentialité.
Création des demandes d'accès (extras, prestataires…).

Outils & systèmes utilisés
Outil de réservation événements/réunions.
Messagerie, calendriers, tableurs, espaces partagés.
Portails fournisseurs & outils d'achats.

Votre profil
Anglais courant, français professionnel fortement apprécié.
Excellente aisance informatique et rigueur absolue dans les saisies.
Service client irréprochable (écrit/oral), calme, sens des solutions.
Très bonne organisation, gestion des priorités, fiabilité.
À l'aise avec divers interlocuteurs (opérations, technique, cuisine/service…).
Discrétion et professionnalisme, notamment avec les VIP.
Énergie, adaptabilité et envie d'apprendre dans un univers événementiel premium.

Vos atouts
Expérience en administration, accueil ou services.
Connaissance du monde de l'événementiel, de la restauration ou du luxe.
Notions en gestion fournisseurs.

Vous partagez les valeurs fondamentales de Sodexo - Esprit d'équipe, Sens du service et Goût du progrès - et souhaitez évoluer dans un environnement premium où l'exigence et la qualité sont au cœur de chaque action ? Alors ce poste est fait pour vous.

Pour réussir en tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) Événementiel & Accueil, vous devez disposer de :

• Excellentes capacités d'organisation, avec une aptitude à gérer plusieurs tâches et priorités en simultané dans un environnement dynamique.
• Une communication écrite et orale irréprochable, en français comme en anglais. L'anglais courant est indispensable : une grande partie des échanges clients, notes, supports et mises à jour se font en anglais.
• Une aisance informatique solide : maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook, PowerPoint), capacité à prendre rapidement en main les systèmes de réservation et les portails fournisseurs, rigueur de saisie et sens du détail élevé.
• Un sens du service client exemplaire, avec une posture calme, professionnelle, bienveillante et orientée solutions.
• Une capacité à collaborer efficacement avec de multiples interlocuteurs : équipes opérationnelles, réception, technique, cuisine/service, sécurité, prestataires externes…
• Une grande discrétion et un professionnalisme constant, notamment dans la gestion d'informations sensibles et de profils VIP.
• Une énergie positive, l'envie d'apprendre et de s'investir dans un environnement événementiel et hospitality haut de gamme.

Des atouts supplémentaires pourront faire la différence :

• Une première expérience en administratif, accueil, hospitality, événementiel ou restauration premium.
• Une connaissance de la gestion fournisseurs ou des outils de réservation.
• Si vous aimez coordonner, organiser, accueillir, soutenir, accompagner… et que vous souhaitez contribuer à la réussite d'événements d'exception tout en représentant une image premium : vous êtes probablement la personne que nous recherchons.

Rejoignez Sodexo Prestige et participez à créer des expériences uniques chaque jour.