Assistant Administratif H/F

Newrest, spécialiste des services à la restauration, propose des solutions adaptées aux besoins de ses clients : conception des menus personnalisés, compétences culinaires, gestion de la logistique, préparation des trolleys pour la mise à bord, service de livraison « last mile » et chargement des avions, jusqu'aux prestations VIP.Vous êtes à la recherche d'un nouveau défi, d'une activité passionnante et vous souhaitez exprimer toutes vos compétences au sein de la restauration aérienne, alors rejoignez-nous !Dans le cadre de la poursuite de notre développement, nous recrutons un Assistant Administratif.

Vos différentes missions:

MISSIONS :

GESTION ET ORGANISATION

• Accueil physique et téléphoniques : recevoir, filtrer, transmettre les informations, accueil et orienter.
• Vérification de l'état des stocks en fournitures, évaluer les besoins et définir les commandes à réaliser.
• Gestion du courrier : réception, traitement, transmission, envoi, classement.
• En collaboration avec les Responsables de Service, création et suivi des plannings du personnel.
• Organisation des réunions de travail si nécessaire et réalisation des comptes rendus.
• Gestion des notes de frais pour envoi au Siège Social.
• Assurer le lien avec les différents services et répondre aux diverses demandes.
• Suivi différents tableaux de bord permettant le bon fonctionnement du Site.
• Assurer la tenue, le classement et l'archivage des dossiers et documentation de la Direction de Site.
• Réaliser les commandes diverses à la demande de votre hiérarchie.
• Actualiser les données de l'activité en renseignant les tableaux prévus à cet effet.
• Surveiller et contrôler l'exécution des contrats de maintenance des équipements du Site.

GESTION ADMNISTRATIVE

• Création et suivi des badges permettant l'accès au Site ainsi qu'au pointage du temps de travail.
• Gestion de la facturation
• Réaliser à la planification et validation des horaires de travail via le logiciel prévu à cet effet.
• Gestion, suivi et saisie des absences : congés payés, RTT, arrêt maladie, accident du travail …
• Transmettre mensuellement au Siège Social tous les éléments de paie : plannings, acomptes, saisie sur salaire, annexe, primes proratisées, justificatif d'absence…
• Assurer la transmission mensuelle des fiches de paie aux Salariés après envoi du Siège Social et ce, en respectant la date déterminée.
• Gestion complète du dossier salarié suite embauche : documents, remise éléments contractuels, affiliation mutuelle, visites médicales…
• Gestion complète du personnel sortie : radiation mutuelle, registre du personnel, récupération matériel…
• Réalisation de toutes les tâches administratives du personnel : attestations, courriers, visites médicales, duplicata de documents…
• Réalisation de courriers et notes diverses.
• Recenser l'ensemble des informations relatives à la gestion du personnel et en informer le Service des Ressources Humaines : demande de formation, réclamations,…
• Informer le Service des Ressources Humaines de toute demande relative aux Instances Représentatives du Personnel.

DOMAINE DE LA SECURITE HYGIENE

• Favoriser la prévention des accidents du travail par tous les moyens adaptés et validés par la RH.
• Être un support sur l'identification et la détermination des risques professionnels : document unique, plan de prévention…
• Faire toute proposition susceptible d'améliorer les conditions d'hygiène & de sécurité.
• Participer aux mises en conformités, en cas de besoin, suite audit Client, demande du Service Hygiène…

MISSIONS ANNEXES

• Veiller au respect du cadre légal, des procédures, accords d'entreprise et convention collective.
• Réaliser à la demande du Service Ressources Humaines des documents divers et/ou support.
• Suivre les directives de la Direction des Ressources Humaines dans le cadre de la gestion optimale du personnel et du Site.
• Remettre au Service des Ressources Humaines les anomalies constatées : dépassement de la durée légale du travail, non-respect des procédures…