ASSISTANT ADMINISTRATIF & COMPTABLE

Dans le cadre de votre poste, vous assurez :
le Standard et secrétariat :
- Assure la tenue du standard en 3ème ligne et distribue les messages.
- Dactylographie des courriers et autres documents
- Etablit les bons de commandes fournisseurs dans la GESCOM (Sage) en remplacement ou aide de
l'assistante commerciale
- Procède à l'affranchissement. Expédie et réceptionne les courriers recommandés et colis.
- Aide à la numérisation des dossiers d'affaires
- Peut procéder à l'organisation de transport de marchandises dans le cadre des affaires AQUAGEO en
complément de l'assistante commerciale.
La Trésorerie, Contrôle de gestion :
- Réalise le suivi de la trésorerie de toutes les banques, effectue les rapprochements bancaires, assure
le suivi des encours bancaire.
- Transmets de façon journalière un récapitulatif sur la situation des comptes à la Responsable
Administrative et Comptable et au Comptable.
La Gestion des notes de frais :
- Effectue le suivi, contrôle et la validation des notes de frais des salariés via Zeendoc. Le contrôle doit
être fait en lien avec le pointage des salariés.
- Effectue la passation comptable des écritures après accord du Comptable.
- Effectue un classement rigoureux des notes de frais dans les classeurs dédiés.
La Comptabilité fournisseurs
- Réceptionne les factures, les enregistre quotidiennement dans Zeendoc, les vérifie et s'assure de leur
réf et validation auprès des chargés d'affaires.
- Effectue la passation comptable des factures de Zeendoc vers SAGE Comptabilité (avec accord du
Comptable) et vérifie son bon déroulement ainsi que les imputations analytiques. Retravaille les libellés
si nécessaire. .
- Réalise le suivi des litiges, réclamations, avoirs à recevoir.
- S'assure de la réception des pièces comptables manquantes (factures,...) en effectuant un contrôle
régulier des grands livres.
Des Fonction qualité, sécurité et environnement (QSE) :
- Applique les procédures dans son domaine d'activité
- S'assure que la gestion documentaire est conforme aux procédures internes et aux obligations légales
- Identifie et enregistre tout dysfonctionnement dans son domaine d'activité
- Propose des solutions pour traiter et éviter le renouvellement de dysfonctionnement
- Participe aux audits internes et de certification
- Contribue à l'engagement de développement durable