Archiviste (H/F) - CDD de 6 moisHEC PARIS

Depuis plus de 140 ans, les collaborateurs d'HEC Paris partagent un esprit d'excellence, de curiosité, et d'audace, qui nous permet d'être leader en matière de recherche et d'enseignement en sciences du management.
Convaincus que la diversité des parcours est une véritable richesse, nous valorisons chaque expérience individuelle et favorisons l'expression de tous les talents au sein de notre Ecole.
Nous attachons une importance particulière à l'épanouissement et au développement professionnels des collaborateurs. C'est pourquoi, dès l'arrivée, nous proposons un accompagnement personnalisé, facilitant l'intégration et l'immersion dans notre environnement multiculturel.
Vous souhaitez participer activement à la mission d'HEC Paris et contribuer à son rayonnement ? Partagez-nous votre parcours en postulant !

Situé à Jouy-en-Josas, le campus d'HEC Paris accueille une communauté internationale d'étudiants, de professeurs, de chercheurs et de collaborateurs. Le Learning Center, service support à la pédagogie et à la recherche, accompagne cette communauté en mettant à disposition des ressources documentaires, des services d'appui aux chercheurs et assure la gestion des archives institutionnelles de l'école.
Dans le cadre du projet de réhabilitation d'un bâtiment du campus, HEC Paris doit libérer l'ensemble des magasins d'archives situés dans ce bâtiment avant le démarrage des travaux prévu en janvier 2029.
Les fonds conservés représentent environ 1 kilomètre linéaire d'archives et feront l'objet d'une opération structurante de tri, d'élimination réglementaire et d'externalisation auprès d'un prestataire spécialisé.
Afin de préparer cette opération stratégique et d'assurer la continuité d'activité de la cellule Archives pendant l'absence de l'archiviste en poste (congé maternité), HEC Paris recrute pour octobre 2026 un(e) archiviste en CDD de 6 mois minimum, pouvant être prolongé.
La personne recrutée travaillera en étroite collaboration avec l'archiviste en poste avant son départ afin d'assurer la transmission des dossiers et des procédures, puis prendra progressivement en charge les activités courantes de la cellule Archives.
Missions principales
1. Traitement et préparation des fonds d'archives
* Poursuivre le traitement des fonds d'archives en attente : tri, classement, cotation, conditionnement et réalisation d'inventaires.
* Identifier les archives arrivées au terme de leur durée d'utilité administrative et préparer les opérations d'élimination réglementaire en lien avec les services producteurs et les Archives départementales lorsque nécessaire.
* Participer à l'amélioration de l'organisation physique des magasins d'archives : resserrage, réorganisation des espaces, reconditionnement des documents.
* Garantir la qualité du classement et de la description des fonds selon les normes archivistiques en vigueur.
2. Préparation et suivi du projet d'externalisation des archives
* Participer à la préparation du marché d'externalisation des archives : définition des besoins, rédaction des éléments techniques, analyse des propositions des prestataires.
* Contribuer à la définition des modalités opérationnelles avec le prestataire retenu : préparation des transferts, organisation logistique, suivi des opérations.
* Participer au suivi qualitatif et administratif de la prestation d'externalisation.
3. Activités courantes de la cellule Archives
* Assurer la collecte des archives auprès des directions et services producteurs.
* Réaliser le traitement archivistique des versements.
* Répondre aux demandes de consultation, de recherche et de communication des archives.
* Accompagner les services dans la gestion de leurs archives courantes et intermédiaires.
* Participer à la sensibilisation des collaborateurs aux bonnes pratiques de gestion documentaire et archivistique.

* Formation supérieure en archivistique : Licence professionnelle, Master en archivistique ou diplôme équivalent.
* Première expérience en archivistique souhaitée.
* Une expérience dans un contexte de déménagement, de réorganisation de magasins, de tri massif ou d'externalisation d'archives constitue un réel atout.
* Une expérience en environnement universitaire, grande école, administration ou entreprise serait appréciée.
* Maîtrise des principes et techniques archivistiques : collecte, tri, classement, élimination, description, conditionnement et communication.
* Bonne connaissance du cadre réglementaire applicable aux archives publiques et privées : Code du patrimoine, règles de communicabilité, protection des données personnelles (RGPD).
* Capacité à analyser un fonds documentaire et à appliquer des règles de conservation ou d'élimination.
* Maîtrise des outils bureautiques courants.
* La connaissance d'un logiciel de gestion archivistique constitue un plus.
Profil recherché complet consultable via le lien de l'annonce.